10.27.2005

Autoridad y Responsabilidad (Visión Empresarial)

(Primera parte)

- Competitividad. Actualmente vivimos en un mundo cambiante en el cual existen presiones de toda índole. El fenómeno de la Globalización está modificando la forma de hacer negocios y obligando a las empresas a desarrollar mejores métodos de comercialización para sobrevivir y obtener el éxito.
Mantener a la empresa internamente organizada es importante como símbolo de eficacia y eficiencia dentro de la misma. Se debe establecer niveles definidos de autoridad, de manera que los empleados o subordinados sepan a quién(es) acudir cuando necesiten ayuda o soporte para desarrollar sus propias actividades.
Las próximas páginas se refieren a las formas de establecimiento de la autoridad dentro de la empresa y los diferentes tipos de autoridad que pueden generarse. Asimismo, se presenta el concepto de Delegación y sus características básicas como factor importante en la Toma de decisiones y la consecución de los objetivos empresariales.
Autoridad en la Empresa
a) ¿Qué es la Autoridad?
La Autoridad se define como una potestad o facultad para realizar algo. También es el poder que tiene una persona sobre otra que le está subordinada. Y finalmente significa una o más personas revestidas de algún poder o mando.La autoridad dentro una empresa se mide desde el punto de vista del rango o título que poseen dentro de la organización. En este sentido, es importante distinguir que la autoridad se relaciona con el título o cargo que la persona tiene dentro de la empresa y no con sus características o atributos personales. Cuando una posición de autoridad es desocupada, la persona que ha dejado el cargo entrega la autoridad que el mismo representa. La autoridad permanece con el cargo y con su nuevo titular. Cuando se ejerce autoridad, se espera el cumplimiento de las órdenes emanadas del titular de la autoridad. Poder que tiene una persona sobre otra que le está subordinada

b) Origen de la Autoridad
La Autoridad surgió en los grupos humanos cuando se hizo necesario establecer reglas que permitieran afrontar contratiempos dentro de un medio hostil. Inicialmente consistía en el derecho de un superior a que sus subordinados cumplieran exactamente sus propias obligaciones y deberes. La Autoridad en esos tiempos se desarrollaba en la cima y bajaba a través de toda la comunidad. Era una situación impuesta, sobre la cual la persona que no la tenía debía aceptarla de parte de otra a quien se le había conferido. Actualmente sucede todo lo contrario. La Autoridad es aceptada, no impuesta. Emana de abajo hacia arriba. Son los subordinados quienes deciden voluntariamente que una persona la posea y la utilice para bien de todo el grupo.
El siguiente ejemplo ilustra los conceptos anteriores: Un nuevo gerente de producción es integrado en la planilla de la empresa; como es obvio, desde el momento de su nombramiento adquiere la autoridad que el cargo tiene asignada. Esa autoridad tendrá la efectividad necesaria, siempre que los subordinados la acepten como tal.
c) Requisitos de aceptación de la Autoridad
El subordinado debe ser capaz de entender la comunicación. Debe saber que lo se le pide es consistente con los objetivos generales de la organización. Debe percibir que lo que se le pide es compatible con sus principios éticos y morales. Debe poseer la capacidad física y mental para cumplir lo solicitado por el mando superior
d) Tipos de Autoridad
Autoridad de línea: Es la que posee un nivel jerárquico o jefatura para dirigir el trabajo de un subordinado. Es la relación directa de superior-subordinado que se extiende de la cima de la organización hasta el escalón más bajo y a la que se denomina “cadena de mando”.Por ejemplo, en una panadería que cuenta con varias sucursales, el propietario posee autoridad de línea sobre el encargado de administrar las sucursales y éste sobre el personal de cada una de ellas.

Autoridad de personal: Es la que se delega progresivamente en terceros, ya sea por la especialización de los mismos o por los recursos con que cuentan. Es necesario crear funciones específicas de autoridad de personal para apoyar, ayudar y aconsejar. En vez de tratar de manejarlo todo, el propietario de la panadería delega ciertas responsabilidades en el encargado de las compras de materias primas y suministros. A su vez, éste se limita a ejercer únicamente la autoridad que se le ha delegado.

Autoridad funcional: Es la autoridad que tendría el administrador de la panadería sobre todos los empleados de la misma. Esta autoridad complementa la de línea y la de personal. Es una forma de autoridad muy limitada, porque su uso rompe la denominada “cadena de mando”.

La Delegación en la Empresa
a) ¿Qué es la Delegación?
La delegación es asignar autoridad a una o más personas para llevar a cabo actividades específicas. Si no existiese la delegación, una sola persona tendría que hacer todo. Esta forma de dirigir personal es sumamente útil.
Por lo general, cuando la empresa es pequeña, los propietarios realizan la mayor parte de actividades y funciones: compras, remesas a los bancos, entrega de pedidos, pago de planillas, ventas y otras. A medida que la organización crece, también percibe la necesidad de incorporar personal adicional para que ayude a desarrollar algunas actividades específicas. Esta división del trabajo lleva implícita la Delegación de Autoridad.
Toda empresa debe tener establecidas las condiciones de delegación necesarias para llevar adelante los objetivos empresariales. Lamentablemente, aún se encuentran empresarios que se resisten a delegar autoridad en otros empleados, porque piensan que de esta manera estarían reduciendo la propia.
Nada más alejado de la realidad; delegar es un arte que se aprende con el tiempo y facilita la administración del personal. Si se toma en cuenta el principio que dice que administrar es obtener resultados a través de otros, tanto una falta de delegación como una delegación demasiado exagerada son síntomas de una administración deficiente.
b) Proceso de Delegación
Delegar implica no solamente la entrega de un poder para que alguien pueda impartir órdenes a terceros bajo su mando. Por el contrario, lleva implícito un cúmulo de compromisos de parte de quien acepta la autoridad conferida.
A continuación se presenta un proceso típico de delegación así como algunos de los conceptos relacionados con esta facultación que se manejan comúnmente en la empresa:
  • ASIGNACIÓN DE DEBERES
  • DELEGACIÓN DE AUTORIDAD
  • ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDAD
  • CREACIÓN DE CONFIANZA

b.1) Asignación de deberes
El responsable de la empresa tiene que definir perfectamente y comunicar los deberes que serán asignados a sus mandos medios e intermedios, los cuales a su vez los trasladarán a sus subalternos para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Los deberes para cada persona deben quedar registrados, verificando desde el primer momento que sean comprendidos por los involucrados. Además, debe incluirse los tipos de resultados esperados y cómo, cuándo, dónde y con qué frecuencia será evaluado su cumplimiento.
b.2) Delegación de autoridad
El mismo hecho de comunicar funciones y actividades a un subordinado indica que se le debe entregar la autoridad necesaria para desempeñarlas adecuadamente. Delegar sin entregar la autoridad es un absurdo tan grande como un elefante. Sin la autoridad correspondiente, es materialmente imposible que se puedan llevar adelante los deberes asignados y por lo tanto no se podrán cumplir los fines concretos de la organización.
b.3) Asignación de responsabilidad
Toda delegación de autoridad lleva asignada una responsabilidad para quien la recibe. Los derechos tienen que ser acompañados de “obligaciones” y “metas concretas”. No se concibe delegar la autoridad sin la asignación de una cuota de responsabilidad.La autoridad sin responsabilidad es el principiodel fin de toda organización y una de las causas más frecuentes de abusos en las empresasLa responsabilidad es entregada automáticamente con cada delegación de autoridad. Sin embargo, la misma no puede ser transferida como una responsabilidad “final o única”. La responsabilidad final siempre será del mando que tiene a su cargo al subalterno en el cual delegó. Esto significa que la cesión de una cuota de responsabilidad no exime de la misma a quien la cede. Ante los mandos superiores, ambos son responsables. Este punto es de primordial importancia y no debe ser olvidado en ningún caso “Somos responsables de entregar responsabilidad a alguien y ante nuestros superiores, de los resultados de esa entrega”.
b.4) Creación de confianza
Es inconsistente dar a una persona autoridad y responsabilidad y no completar el proceso depositando un grado de confianza suficiente en la persona en la que se ha delegado una tarea. Si un jefe ha decidido delegar, es necesario que confíe en los demás.
La autoridad y responsabilidad delegada generan un compromiso para el subordinado, el cual deberá desempeñar su trabajo de la forma más relajada posible. Si es consciente de contar con la confianza de su superior logrará las metas propuestas, al margen de los posibles contratiempos que puedan surgir en todo el proceso de realización.

c) Factores que influyen en la Delegación
Dentro de las decisiones sobre la Delegación, a menudo los empresarios deben detectar los factores que deben considerarse para determinar el grado de autoridad a ser delegada. Además, dentro de esta información, hay interrogantes tales como las siguientes:
¿Cuánta autoridad se debe delegar?
¿Se debe mantener la autoridad centralizada, delegando el menor número de deberes?
c.1) Tamaño de la Empresa
Este es uno de los punto principales de análisis, ya que mientras mayor sea la empresa, mayor es el número de decisiones que deben tomarse y por lo tanto mayor será la cantidad de delegación a entregar.
Por lo general, los jefes y gerentes de empresas de gran tamaño sólo pueden obtener información limitada y generalizada, ya que son dependientes de los responsables de cada uno de los departamentos bajo su dirección.

c.2) Nivel de importancia de las decisiones
Determinar los niveles de decisión no siempre es fácil. A menudo las empresas establecen escalas o tramos en los que los empleados tienen autoridad para decidir. Según sea el cargo, así será el nivel decisorio. Los gerentes tienen por lo general un mayor nivel que los supervisores de línea o de ventas. Estos tramos constituyen en realidad pautas de poder conferidas a cada responsable sobre un cierto número de operaciones.

c.3) Complejidad de la tarea
En ocasiones, la delegación dependerá del grado de dificultad o tecnología involucradas en las tareas a desarrollar. A medida que los procesos se vuelven más complejos, es necesario un mayor conocimiento y capacidad para llevarlas a cabo con eficiencia y por ello deberán delegarse en personas que tengan especialización en la labor que realizan.

c.4) Cultura Organizacional
Esta propiedad emana de las altas esferas de la empresa hacia los niveles inferiores en jerarquía. Por lo general, la cultura organizacional está apoyada en la propia cultura de los mandos y subordinados.
Si los propietarios no tienen confianza en las habilidades de sus empleados o subordinados, la autoridad que deleguen tendrá muy poco apoyo de parte de estos últimos. El resultado de una gestión empresarial de ese tipo será limitativo y por lo tanto poco efectivo.

c.5) Cualidades de los empleados o subordinados
La Delegación requiere de subordinados que posean las técnicas, habilidades e información necesarias para reconocer la autoridad conferida y estar dispuestos a aceptar la responsabilidad inherente a ella. Si los empleados carecen de estos requisitos, el mando superior no debería delegar autoridad alguna, ni mucho menos exigirles responsabilidad. d) ¿Por qué hay jefes que no delegan? En todas las empresas e instituciones se encuentran propietarios, gerentes o jefes que opinan que la delegación es una tarea demasiado compleja e importante como para dejarla en manos de empleados o subordinados. Por ello – indican – para realizar algo bien, “es mejor hacerlo uno mismo.”Bajo este tipo de pensamiento se esconde una serie de paradigmas y esquemas preconcebidos que con frecuencia retardan y reducen la capacidad de la empresa para tomar decisiones. Los principales reparos que los empresarios mencionan como razones para no delegar o limitar la delegación de funciones en sus empresas son los siguientes:

Causa # 1: Los subordinados no están preparados En bastantes casos, los jefes no están dispuestos a delegar por temor a los errores que puedan cometer los subordinados. Sin lugar a dudas, es cierto que si hay una carencia de preparación, no debería encargarse a un empleado una tarea determinada.
Sin embargo, una de las responsabilidades de los empresarios es tomar las medidas necesarias para que sus subordinados asuman cargas de trabajo cada vez más complejas e importantes. De lo contrario, no se les estará preparando para que se superen.
Además, en estos casos, la empresa que no se interesa en desarrollar a su personal, permanecerá en situación de desventaja frente a competidores más peligrosos que probablemente lo están haciendo.

Causa # 2: Los subordinados no desean que se les delegue Esta es otra falacia ampliamente mencionada por los jefes. En vez de dictaminar que los empleados no desean cargos más importantes en una empresa, hay que preguntarse las razones para esta negativa. Algunas veces es el temor a ser regañados en público lo que les preocupa.
Otra, como se mencionó antes, es que no se sienten preparados y piensan que no recibirán la capacitación suficiente antes de comenzar con las nuevas responsabilidades. Otra causa podría ser el temor a fracasar y que, como consecuencia los despidan. Quizás otra más importante es el temor a que su imagen quede dañada en el caso que no puedan cumplir con la tarea y los substituyan por otro empleado del mismo rango.

Causa # 3: Delegar es perder poderAunque esta es una razón para no delegar que los jefes casi nunca mencionan, la verdad es que, debido a ella, muchos se rehúsan a compartir tareas y obligaciones.
Por lo general, piensan que si los subordinados adquieren amplios conocimientos y experiencia en la realización de las responsabilidades delegadas, quizás obtendrán un poder que “pondría” en peligro la “silla” del mando.
Bajo el esquema moderno de administración de personal, no existe nada más lejos de la realidad. La delegación no significa perder poder, “abdicar” o ceder la propia responsabilidad. Quien delega administrará mejor que quien no delega y quiere abarcarlo todo. Causa # 4: Delegar significa más trabajoUna delegación bien administrada significa precisamente lo contrario. Al delegar se debe ayudar a los empleados en su nueva tarea. No se les debe dejar solos, al menos al comienzo.
Poco a poco, ellos comenzarán a solucionar los problemas menores y el jefe tendrá un apoyo y una descarga en este sentido, pudiendo dedicarse a sus propias labores con mayor intensidad y concentración.
La responsabilidad de los jefes abarca también el diseño e implantación de los controles necesarios para proveerles de una retroalimentación constante sobre el desempeño de sus subordinados. Obviamente, si la empresa no cuenta con esos controles, entonces la delegación sí les reportará una mayor carga de trabajo.
CONAMYPE© 2004 - (Consejo Nacional de la Micro y Pequeña Empresa) San Salvador, El Salvador

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